PERSONDATAPOLITIK

For at kunne behandle sager for vores klienter, er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at håndtere. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke persondata vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

Har du spørgsmål, eller ønsker du yderligere information om vores persondatapolitik, er du velkommen til at henvende dig til Advokatfirmaet Grotkjær Elmstrøm.

DATAANSVARLIG

Advokatfirmaet Grotkjær Elmstrøm er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som du har sendt til advokatfirmaet. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Advokatfirmaet Grotkjær Elmstrøm, Lille Torv 6A, 1. sal, 8000 Aarhus C

CVR-nummer 35 10 14 11

Telefon: 72 14 11 15

E-mail: info@advokatfirmaet-ge.dk

FORMÅLENE MED BEHANDLINGEN AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med etableringen af et klientforhold med dig, til oprettelse af din sag i vores system og i til brug for identifikation af din sag i forbindelse med korrespondance med offentlige myndigheder som politiet, Civilstyrelsen og tredjeparter som for eksempel advokater, domstolene mv.

Endvidere benyttes dine personoplysninger i forbindelse med kontraktsudarbejdelse, udarbejdelse af testamente, ægtepagt, fremtidsfuldmagt mv. samt ved fakturering af din sag hos os.

Vi behandler oplysninger om eventuelle modparter på sager for at iagttage vores pligt i henhold til de advokatetiske regler om konflikttjek.

KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER

Navn, adresse, telefon, e-mail
CPR-nummer
Kopi af kørekort (ved sager inden for fast ejendom, arv og testamente samt familieret)
Helbredsoplysninger (hvis det vedkommer sagen som eks. erstatningssager)
Straffedomme (hvis det er relevant for sagen, eks. ved straffesager og asylsager)

Ønsker du en fuld oversigt over, hvilke personoplysninger vi håndterer på din sag, kan du henvende dig til Advokatfirmaet Grotkjær Elmstrøm.

Vi har tavshedspligt i forhold til alle oplysninger, vi modtager om og fra vores klienter. Vi videregiver derfor kun dine oplysninger til relevante parter i din sag, eks. forsikringsselskab eller kommunen. Du bliver altid informeret om videregivelse af disse oplysninger.

RETSGRUNDLAG FOR BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger bygger på Advokatfirmaet Grotkjær Elmstrøms legitime interesser, herunder etablering af klientforhold, sagstyring, kontraktsstyring samt fakturering, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Såfremt du har sendt os følsomme oplysninger, behandles disse i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

VIDEREGIVELSE TIL TREDJEPARTER

Det vil i konkrete tilfælde være nødvendigt for os at videregive dine personoplysninger til tredjeparter. Dette vil i konkrete omstændigheder være tilfældet, såfremt det må anses for nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, eller hvis det sker som led i rådgivning og sagsbehandling.

Videregivelse af dine personoplysninger kan eksempelvis ske til offentlige myndigheder, f.eks. politiet, Civilstyrelsen, domstolene, eksterne juridiske rådgivere, andre advokater, ejendomsmæglere, forsikringsselskaber mv.

MODTAGERE I TREDJELANDE, HERUNDER INTERNATIONALE ORGANISATIONER

I ganske særlige tilfælde overføres dine personoplysninger til tredjelande, såfremt det sker som led i varetagelse af klientforholdet eller sagsbehandlingen. I disse særlige tilfælde vil vi sikre et overførselsgrundlag, f.eks. i form af Europa-Kommissionens standardkontrakter mv. for overførsler til tredjelande, som ikke er anerkendt af den Europæiske Kommission som havende et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau. Overførsel kan også ske, såfremt dette er nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

OPBEVARING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Personoplysningerne opbevares under hele klientforholdets beståen. Personoplysningerne opbevares derudover i en efterfølgende periode på 10 år, medmindre særlige omstændigheder nødvendiggør opbevaring af personoplysningerne i kortere eller længere tid.

I forhold til sager underlagt hvidvaskningsloven, er vi forpligtede til at opbevare alle sagsakter og dermed personoplysninger i 5 år efter endt sagsbehandling. Oplysningerne opbevares i vores system, Advosys og i vores aflåste sagsarkiv. Alle henvendelser som ikke bliver til en sag slettes.

HVOR DINE PERSONOPLYSNINGER STAMMER FRA

Dine personoplysninger indsamles enten fra dig selv, fra din arbejdsgiver, din advokat eller anden rådgiver og evt. tredjeparter, f.eks. offentlige myndigheder som politiet, Civilstyrelsen, CPR-registeret, klienter, modparter mv. Kilden afhænger af sagens konkrete omstændigheder.

RET TIL BERIGTIGELSE, SLETNING, BEGRÆNSNING OG INDSIGELSE

Nedenfor kan du læse om din ret til berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til sletning

I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til Advokatfirmaet Grotkjær Elmstrøm. Du kan til enhver tid få oplyst, hvilke oplysninger vi har gemt på dig og hvordan de opbevares.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra ødelæggelse eller offentliggørelse.

INFORMATIONSSIKKERHED

Vi arbejder for at beskytte Advokatfirmaet og vores klienter mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi opbevarer.

Vi har implementeret følgende procedurer til dette formål:

Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger
Alle ind- og udgående mails scannes for virus, spam, malware, phising mv. af Mimecast
Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger
Alle forsøg på login (også uautoriserede) på vores terminalserver logges af vores IT-leverandør
Data udvekslet mellem vores computere og fjernskrivebord er krypterede
Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne (Advosys og Danløn)
Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt
Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Advokatfirmaets vegne
Alle medarbejdere i Advokatfirmaet har underskrevet en tavshedserklæring ved ansættelse
It-sikkerhedspolitik som alle medarbejdere i Advokatfirmaet er bekendt med

KLAGE TIL DATATILSYNET

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.